Les détails de l’offre d’emploi :

Agente ou agent de soutien administratif, classe 1

Secteur(s) d'activité : Gestion Administration / Marketing Informatique / Multimédia Communication / Médias
Nombre de poste(s) à combler : 1
Réf.interne : S1920-0202

L'entreprise

Cégep de Victoriaville
475, rue Notre-Dame Est
Victoriaville (Québec)  G6P4B3
Site Internet : www.cegepvicto.ca

Description de l'entreprise :
Issu du regroupement d'un collège classique réputé, le collège Sacré-Cœur, et de l'École du meuble et du bois ouvré, le Cégep de Victoriaville fut fondé en 1969. La présence à Victoriaville de cette école spécialisée fut d'ailleurs déterminante dans la création du Cégep. L'implantation d'un Cégep à Victoriaville a vite constitué un pôle d'attraction majeur dans la région.

Il est intéressant de rappeler que le collège classique Sacré-Cœur fut l'un des premiers à développer un secteur d'éducation des adultes très fréquenté. On pouvait y poursuivre, notamment, un baccalauréat ès arts et un brevet A ou B sous les auspices de l'Université Laval. De nombreux membres du personnel enseignant de notre région y complétèrent leur premier diplôme universitaire. Le titre de collège d'enseignement général et professionnel a été conféré au collège classique grâce à ses premières options techniques : Techniques de soins infirmiers, Techniques du meuble et du bois ouvré et Technologie agricole. Ces premiers programmes techniques reflétaient très bien la réalité économique des Bois-Francs au début des années 1970.

PROGRAMMES OFFERTS

Avec le temps, une plus grande diversité de l'activité industrielle et commerciale régionale conduisit à l'implantation de nouveaux domaines d'études. Aujourd'hui, le Cégep de Victoriaville offre les programmes suivants : Gestion et exploitation d'entreprises agricoles, Techniques de comptabilité et de gestion, Technologie de l'électronique industrielle, Techniques de l'informatique, Techniques du meuble et d'ébénisterie (ce programme est offert à Victoriaville et à Montréal) ainsi que Soins infirmiers. Au préuniversitaire, le Cégep offre les programmes Sciences de la nature (profils Sciences pures et appliquées et Sciences de la santé), Sciences humaines (profils Individu, Monde et société et Administration) ainsi qu'Arts et lettres (profils Culture et communication et Langues modernes).

Précisions sur l’emploi

Description et fonctions :
CLASSE D’EMPLOI
Agente ou agent de soutien administratif, classe 1

SERVICE
Ressources matérielles

LIEU DE TRAVAIL
Cégep de Victoriaville

STATUT
Régulière ou régulier à temps complet

HORAIRE DE TRAVAIL
35 h / semaine, du lundi au vendredi, 8 h 30 à 11 h 30 et 13 h à 17 h, Présence à la réception en avant-midi et au bureau des ressources matérielles en après-midi

SUPÉRIEUR
Coordonnateur des ressources matérielles (Stéphane Jacques)

TRAITEMENT
Taux horaire de 20,76 $ à 23,22 $

ENTRÉE EN FONCTION
Le plus tôt possible


NATURE DU TRAVAIL
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

La personne de cette classe d’emploi effectue des opérations comptables de nature relativement complexe et voit au respect des normes et des procédures. Elle peut également effectuer certains achats de valeur peu élevée. Elle accomplit des travaux de vérification et voit au contrôle des paiements. Elle prépare et effectue les dépôts et concilie les comptes.

Elle peut réaliser des tâches liées à la rémunération et accomplir divers travaux relatifs à l’application des conditions d’emploi du personnel de son unité administrative ou du collège.

Elle peut avoir à réaliser une partie ou l'ensemble des travaux d'un secteur d’activités.

Elle transcrit des textes et reproduit différents tableaux et graphiques. Elle tient à jour des banques de données, l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu'elle assiste ainsi que leur agenda. Elle organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires.

Elle accueille les personnes, donne les informations relevant de sa compétence et les oriente à l’intérieur du collège.

Elle cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.

Elle initie au travail les nouvelles personnes.

Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

De façon plus spécifique, l’agente ou l’agent de soutien administratif, classe 1 effectue les tâches de nature opérationnelle suivantes :
Accueil, réception et téléphonie (15 h / semaine)
 Répondre à diverses questions, diriger les visiteurs lorsqu’ils demandent des renseignements;
 À l’occasion, percevoir des paiements via le terminal Desjardins;
 Distribuer le courrier interne et externe, incluant les télécopies;
 Affranchir adéquatement le courrier à poster;
 Effectuer les envois par Poste prioritaire ou Express Post;
 Attribuer les casiers et tient à jour le registre des usagers;
 Répondre et acheminer les appels téléphoniques entrants via la console;
 Gérer les codes téléphoniques et des boîtes vocales; informer les usagers de ce fonctionnement;
 Tenir à jour une liste des postes téléphoniques et en publier les mises à jour sur le site web du Collège.

Autres tâches spécifiques (20 h / semaine)
 Effectuer les demandes d’achat du Service des ressources matérielles (DMA);
 Effectuer les demandes de paiements du Service des ressources matérielles (DMP);
 Effectuer des demandes de prix pour le personnel du Service des ressources matérielles;
 Attribuer les requêtes de services adressées au Service des ressources matérielles;
 Effectuer des réservations de locaux provenant de la clientèle externe dans le système Clara;
 Produire et acheminer les contrats de location et la facturation pour les locations et en assurer le suivi;
 Attribuer les codes de photocopieurs et de Repro+ et assurer l’assistance du service aux usagers;
 Apposer le permis sur les affichages au Collège;
 Rédiger et acheminer diverses notes de service;
 Assister aux différentes réunions et produire les comptes rendus;
 Mise à jour des archives et des locaux suite au réaménagement;
 Suivi de redditions de compte du ministère.

Exigences et compétences :
Scolarité et expérience
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir une (1) année d'expérience pertinente.
Exigences
 Très bonne connaissance du français écrit;
 Très bonne connaissance du secteur de la construction et de la maintenance des bâtiments;
 Bonne connaissance des logiciels Word et Excel (réussir les tests de niveau intermédiaire);
 Connaissance du logiciel PowerPoint (réussir le test de niveau débutant);
 Aptitude à travailler quotidiennement avec le système de gestion pédagogique et financière (CLARA);
 Capacité à organiser son travail et à respecter les échéanciers;
 Autonomie, débrouillardise, discrétion, tact, diplomatie et sens de la clientèle;
 Capacité à rendre un service à la clientèle de qualité.

Langue(s) parlée(s) : français

Langue(s) écrite(s) : français

Salaire et conditions de travail

Salaire de l'heure : selon expérience de 20,76 $ à  23,22 $

Nombre d'heures par semaine : 35

Type d'emploi : Temps plein

Statut : Permanent

Horaire : Jour

Date prévue d'entrée en fonction : 2020-04-06

Information supplémentaire

PÉRIODE D’INSCRIPTION
Du 5 mars au 18 mars 2020, 19 h 30
Les personnes intéressées à déposer leur candidature doivent faire parvenir leur curriculum vitae en postulant en ligne sur notre site web, onglet Emploi, au :
http://www.cegepvicto.ca/emploi/

Le Cégep de Victoriaville souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones ainsi que les personnes handicapées, conformément à la Loi sur l'accès à l'égalité en emploi dans des organismes publics.<
Si vous faites partie d'un groupe visé par cette loi, veuillez nous fournir les renseignements nécessaires en remplissant le formulaire (Word) disponible sur notre site internet et en le joignant à votre candidature. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de sélection.
Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées ; prendre note également que ce concours pourrait être comblé à l’interne par le biais d’une priorité d’emploi.
SJ/NL